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Einführung eines Ratsinformationssystems


Nach der Sitzungssommerpause starten der Weil der Städter Gemeinderat und seine Ausschüsse in die digitale Gremienarbeit. Die Einführung eines Ratsinformationssystems (RIS) ermöglicht das papierlose Arbeiten.

Das Ratsinformationssystem bildet alle Aufgaben der Gremienarbeit ab: Von der Erstellung der Sitzungsunterlagen durch die Verwaltung, über das Versenden der Einladungen, Tagesordnungen und Sitzungsvorlagen an die Stadträte, bis hin zur Erstellung der Niederschriften und der Veröffentlichung des Sitzungsberichts. Auch das Planen der Sitzungstermine und Verwalten der Gremienmitglieder erfolgt über das System.

Eingesehen werden können alle Informationen und Dokumente auf einer Online-Plattform. Das Ratsinformationssystem dient dabei nicht ausschließlich dem Gemeinderat, auch die Bürgerinnen und Bürger können die öffentlichen Sitzungsunterlagen und weiteren Informationen über das sogenannte Bürgerinfoportal einsehen. Schon bislang konnten die Bürgerinnen und Bürger Sitzungstermine und –unterlagen sowie die Berichte aus dem Gemeinderat über die Webseite einsehen. Das Bürgerinfoportal ermöglicht jedoch eine übersichtlichere Darstellung aller Informationen. Ein weiterer Vorteil ist die Recherchefunktion.

Der Gemeinderat, die Verwaltungsspitze sowie die Amtsleitungen können über einen geschützten Bereich der Online-Plattform sowie über eine App auch auf die nichtöffentlichen Unterlagen zugreifen. Hierfür wurden Tablets beschafft und zur Verfügung gestellt. Durch eine Änderung der Geschäftsordnung für den Gemeinderat in der Sitzung am 20. Juli hat der Gemeinderat auch formal das digitale Versenden der Sitzungsunterlagen ermöglicht. Da rechtlich zusätzlich eine individuelle Einwilligung zum Verzicht auf den Papierversand notwendig ist, werden die Unterlagen an einige Stadträte weiterhin in Papierform versendet. Ein Großteil des Gremiums willigte jedoch in die digitale Arbeit ein, sodass sich Aufwand und Kosten zur Einführung des Systems gelohnt haben, betont Bürgermeister Christian Walter. Denn das Ratsinformationssystem bedeute nicht nur eine enorme Arbeitserleichterung für die Verwaltung und eine zeitgemäße Gremienarbeit, auch aus ökologischen Gründen sei das papierlose Arbeiten sehr zu begrüßen. 

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Redakteur / Urheber
Stadtverwaltung Weil der Stadt

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